ミーティングと会議の使い分けって?きちんと定義することで参加しやすくなる。

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サラリーマンの方なら会議って必ずありますよね?
関係者を招集するときに、会議とミーティングどちらの言葉を使ってますか?

わたしは今までそんなに深く考えずに使ってました。
皆さんはどうされてますか?

 

私の今までの認識

ミーティングというと皆でワイワイガヤガヤと意見などを出し合ってその中からひらめきやアイデアが生まれてくるもの。
場合によってランチミーティングやカフェミーティングなども行う。特に議事録などは必要なし。その場でいい案などがでればもちろんメモなどは取るようにする。

会議というと、何らか決めないといけないことや、必ず成果が必要なものだと漠然と思っていました。
議事録必須です。

その境も分からないことについては何となく柔らかいイメージがあったのでミーティングという言葉を使用することが多かった。

うちの会社はGoogleAppsを利用しているので、会議招集なんかもGoogleカレンダー上で行うことができてとても便利なんだが、どの場合どちらの言葉を使うのが適当なのか疑問に思ったので調べてみることにしました。

 

 

調べてみた

調べてみると以下の違いが見つかりました。

  • 集まる人数による違い
  • 参加者による違い(会議は課長職以上が参加など)
  • 時間による違い(短いのがミーティング、長いのが会議)
  • 場所の違い(会議は会議室で行いミーティングは場所を選ばず)
  • 定期的に行うかどうか?(不定期:ミーティング、定期:会議)

確かにこういう分類をする方法もありですね。

調べるにつれ少しずつ脳内で整理されてきました。

 

 

そういや打合せっていう言葉もありますね

打合せってミーティングの定義と同じようです。
ミーティングと同じように、すぐにどこでも開催できるのが打合せ。

会社の定義によっては、客先で行うのが打合せというのもありました。
うちの会社はこれが多いかも?

 

 

GoogleハングアウトやSkypeを利用することもある

テレビ会議やチャットを利用して、ミーティングや打ち合わせすることもあります。

この場合も会議やミーティングに分類されるが、チャットはハングアウトみたいなリアルタイム性の高いものから、Slackのような割りとゆっくりなチャットシステムもある。

GoogleハングアウトやSlackのチャットについては後からゆっくりと参照することもできるので小さなミーティングには非常に有用なツールとなる。

うちの会社はYammerも導入しておりこちらは非常に分かりやすいツールだが、Slackについてはまだ導入して間もない事から利用方法を研究中だ。

 

 

まとめ

企業によって会議とミーティングの境は変わるものだと思いました。

その企業の文化や風土にも左右されやすいので、その会社ごとに決めておいたほうが社員が参加する前に想像しやすいというメリットが生まれそうです。

Googleカレンダーでは、会議の内容も記入して会議招集も行うことができるのだが、Googleカレンダーの月別や週別の一覧表示で見るときには内容までは見えないので、どちらの言葉を使うのかが重要です。

 

うちの会社の定義は以下がいいと思いました。

目標を設定し、皆で結論を導き出すのが会議

その他については全てミーティングの方が何だかゆるいイメージで参加しやすそうです。

打合せ=ミーティングとする。

 

とりあえず、次回からこの境でスケジュールを作成するようにして様子をみてみます。
連休明けの職場で楽しみが増えました。