【業務効率改善】外出先を書くホワイトボードをやめて、メリットが多いGoogleカレンダーに変えましょう!

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どうも!サラリーマンブロガーのいっしーです。

わたしの会社では社長を除き全員分の外出先を書くホワイトボードがあります。

2012年1月に全社でGoogleAppsを導入し、当初からGoogleカレンダーも利用しています。

それなのにどうして今だにこんなホワイトボードが存在しているか不思議でなりません。

 

しかし、つい先日どうしてやめられないのか分かりました。

 

 

 

ホワイトボードをやめられない

G Suite(旧GoogleApps)を使い始めて、7年も経過しているのにまだ行き先を書くホワイトボードがあります。

わたしは常々もう必要ないと思っています。

 

だって行き先予定なんて予定なんだから変わることは十分あるし、行き先のみならず帰社時間も変わることは多々あります。

その時に、ホワイトボードに書いてる古い情報なんて見てもまったく意味がありません。

 

おまけにこのホワイトボード行き先は書いてるのに帰社時間書いてる人がいません。

 

 

こんなこともあり、いつまでこんなもの使ってるんだろう?と疑問に感じていました。

 

 

 

どうしてホワイトボードが必要かわかった!

その理由の一つが分かりました。

それは私がそのホワイトボードに何も書かずに外出したところ、Aさんに指摘されたからです。

もちろん私はGoogleカレンダーには予定を追加していました。

 

 

Yさんとわたしでは個人の予定を知りたい時の手順が違うのです!

 

Yさん

  1. ホワイトボードを見る

なんとGoogleカレンダーは確認しない!

 

わたし

  1. Googleカレンダーを見る
  2. ホワイトボードを見る

 

そりゃYさんは、外出先を調べる方法が「ホワイトボード見る」しかないんだから言うのも仕方ないね。

 

ということで、Yさんは他の人のスケジュールを確認するのに以下の手順が必要で非効率でしかない

Yさん:会社に電話する(電話代が無駄)

社員:電話を取る(仕事が止まる)

社員:ホワイトボードに確認しに行く

社員:Yさんに伝える

 

電話を取った社員が可愛そうですね。このせいで貴重な時間を最低5分は損しています。

Yさんももちろんこの時間を使っています。それなら自分のパソコンやスマホでさっと確認すればいいですよね。

生産性を重視する時代にあってません。

 

 

 

YさんはGoogleカレンダーを使ってない

おまけにこのAさん、Googleカレンダーに自分の予定全くいれないんです。

というかYさん、新しいツールをほとんど使わないんですよね。

Slackも会社に導入しているんですが、Slackでコメント残してるのなんて見たことない。

 

社長の予定はGoogleカレンダーでしか分からないから、社長にも指摘するんだろうか?(笑)

絶対にしませんよね。

 

結局、Yさんは変化できないんだろうか?

「変化しなことは最大のリスク」です。

 

 

 

Googleカレンダーを使うメリット

Googleカレンダーを使うメリットはたくさんあります。

  • リマインダーがある
  • リアルタイムで共有
  • 会議の予定を入れやすい
  • タスクも管理
  • Googleカレンダーの使い方が分かる
  • 社員が増えてもホワイトボードを買い直す必要がない

 

リマインダー

予定の10分前にお知らせが届くので遅れたりしない。特に会議の時は遅刻することがなくなります。

リマインダーの時間は予定を作成時に設定することができます。

 

リアルタイムで共有

ホワイトボードだと、予定の変更に全く対応できません。

外出先からでも簡単に予定の変更可能なので、他の社員は最新の情報を見ることができます。

 

会議の予定を入れやすい

会議の参加者が全員Googleカレンダーを使っていれば、参加者の空き時間を見つけて会議の予定を入れやすいです。

また会議を作成すると、参加者全員にメールが送信されます。

もし会議室に参加できなくてもハングアウトを利用し会議に参加することも可能です。

 

タスクも管理

GoogleカレンダーはToDoリストの機能もありタスク管理することができます。

ちょっとまだ機能的にイマイチなところもあるので、わたしはMac標準のリマインダーと両方使っています。

 

Googleカレンダーの使い方が分かる

会社にとってはこのメリットが一番多いです。

なんせわたしの会社はG Suiteを販売している

Googleカレンダー使ってないと、Googleカレンダーについて聞かれても答えることができません。

お客さんに聞かれて、ぱっと答えられるか、会社に確認して答えるのとでは、お客さんの印象は全く別です。

お客様満足度向上という意味でも大きい。

 

社員が増えてもホワイトボードを買い直す必要がない

これはホワイトボードで行き先を管理しているわたしの会社だからあることですが、社員が増えるとホワイトボード買い換えなきゃいけないんですよね。

ま、まさか買い換えないよね

 

 

 

Googleカレンダーのデメリット

デメリットも少しあります。

  • モバイルバッテリー必須
  • スマホで他の人の予定が見れない

 

モバイルバッテリー必須

外出時は自分のスケジュールはスマホで確認することになりますが、スマホの電源が切れると確認できなくなるのでモバイルバッテリーが必須になります。

MacBookなら、USB-Cに対応したモバイルバッテリーもあるので外出先でもパソコンの利用が可能になります。

ここで手帳と併用するのは効率が落ちるのでやめた方がいい。

 

スマホで他の人の予定が見れない

スマホで簡単に他の人のスケジュールを確認できません。

(調べてみましたが方法が分かりませんでした)

これは是非とも改善してほしいです。

※2018年2月5日追記

AndroidとiPhoneで他の人のカレンダーも見られました。

教えてくれてありがとうございます。

 

 

 

今後わたしはホワイトボードに行き先を書くのか?

書きません

だって、全くメリットが感じられませんもの

 

Googleカレンダーがはるかに効率がいいのにわざわざホワイトボードに書く意味がわかりません。

 

 

 

さいごに

わたしが今日Yさんに外出先をホワイトボードに書いてないのをチクッと言われたから愚痴っぽくなってしまいました。

でも言われてすっごく違和感があったんですよね〜

わたしの方が効率的なことしてるのに、わざわざどうしてそんな非効率なことをしろと言われるのか・・・

 

大切なのはリアルタイムな情報共有

 

Googleカレンダーにも追加して、ホワイトボードにも書くなんて非効率なことはやめましょうね。

 

 

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