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会社にこんな台数の電話いるの?いらないはず!

会社のデスクに電話があります。それも二人に一人の割合で。

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 みんなが、スマホや携帯持ってて、LINEや各種チャットや電話機能もある。なのに会社の電話は減らずに今日も会社の電話が鳴ってる。

 

会社から貸与しているスマホがあるのにかける専用になってる

何を考えてるのでしょうか?と思う人がいます。お客様都合で会社に電話かけてくるのは仕方ないとしても、どうして社員は会社貸与の電話番号をお客様に教えないのか?

教えないことにより、その社員以外は迷惑してることを分かってないんですね。
お客様はうちの会社にかけてくる、うちの会社はその社員に電話して、かかってきたお客様に電話してもらえるように頼む、社員がお客様都合は分からず電話する。
この状態ですでに、うちの会社で取次した人は生産性が落ちてる。またお客様はもう仕事を再開してるからまた手を止める必要がある。

結局、お客様満足度も落としてるし、社員の生産性も落としてる。

 

社外から電話をかけてくる社員が代表電話に電話してくる

うちの会社の電話は直接短縮番号を指定することで、その電話機に直接電話できる機能がある。しかし社員は電話を掛ける相手が決まっているからにも関わらず代表電話にかけてくる。

この社員に短縮番号を使うように一度注意したことがあります。返ってきた言葉が「すぐに電話を取るかチェックしてる」って言うんです。残念ながら議論する気にもなりませんでした。
会社にいるとこの社員からの電話しか鳴らない時もあります。それがどれだけ他の社員の生産性を落としてるかを・・・チェックしたかったらタマにでいいはず。でも相変らず今日も代表電話にしかかかってこない。

あと、社員同士はできるだけスマホで電話してほしいものです。だって電話代の節約にもなるし、他の社員の生産性も落としません。しかし上役の社員は特に代表電話にかけてきますが・・・

 

それでも電話にでるのが遅いという

かかってきた電話に早くでるのはいいことだと思う。かける方はそのほうが気持いい。

たまに社内にはSEしかいない時もある、みんなが電話に出れないタイミングもある、そりゃそうだ皆大事な集中するべき仕事をしてる。一つの失敗で大きな損失を伴う仕事をしている。

スマホに電話せず、代表電話に電話する社員が一番文句言う「早く出ろ」と、そんなの出るわけない。言ってることとやってることに矛盾がありすぎる。

 

まとめ

会社の電話はできるだけ減らすべきだと思う。それにより社員は変化し、お客様満足度を向上し、生産性を高くすることができだろう。
これについては内線電話の議論が出てきそうだが、うちの会社は幸いにもGoogleAppsを導入しており、このサービスにはテレビ電話できる機能がある、この機能を使えばいいのだ。

さらに会社は大胆に変化する時代にきてるのだ。早々に対応しないと社員の変化も遅れてしまうことだろう。

 

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